Für Karriereadministratoren kann es sich auszahlen, mit Zertifizierungen und Schulungen im administrativen Bereich Schritt zu halten. Fragen Sie einfach Karen Kohn.
Kohn, ein 35-jähriger Veteran desselben Unternehmens, hat sowohl die Zertifikate zum Certified Professional Secretary (CPS) als auch zum Certified Administrative Professional (CAP) erworben. Sie sagtZertifizierunghalf ihr, sie von der Sekretärin in ihre jetzige Position, die Leiterin der Verwaltungsdienste, zu befördern. „Als sich die Gelegenheit für diese Position ergab, verwies meine Führungskraft ausdrücklich auf die Führungskräfteschulung, die ich durch erhalten habeIAAP[der International Association of Administrative Professionals] als Faktor für meine Beförderung,” Sie sagt.
In der heutigen Unternehmenswelt mit sich ständig ändernden Technologie- und Geschäftsanforderungen ist es für langjährige Verwaltungs- und Supportmitarbeiter wichtig, zu beweisen, dass sie wettbewerbsfähig sind. Für einige Karriereadministratoren wie Kohn sind Zertifizierungen und Weiterbildungen ein Beweis dafür, dass sie nicht nur den Job machen können, sondern dass sie sich auch für die Arbeit engagieren und sich darin auszeichnen. Diese Karriereadministratoren finden, dass Weiterbildung ihre Arbeit bestätigt.
„Mit der Zunahme unserer Arbeitsplätze ist auch der Bedarf an Schulungen zu so vielen Themen, mit denen unsere Arbeitgeber konfrontiert sind, gestiegen“ Kohn sagt. „Während Bildung ein wichtiger Bestandteil in jedem sprichwörtlichen Werkzeugkasten ist, ist die Zertifizierung das Gütesiegel für einen bestimmten Beruf.“
Vorteile der Zertifizierung
Laurie Boehm, CPS, CAP, ist Executive Secretary bei Walt Disney World, wo sie in den letzten 29 Jahren gearbeitet hat. Sie sagt, ihre administrativen Zertifizierungen und Schulungen bestätigen ihr Fachwissen und geben ihr Vertrauen.
„Ich glaube [meine Zertifizierungen haben] mir geholfen, meine jetzige Position zu erreichen“ Böhm sagt. „Eigentlich unterstützte ich meine Chefin vorübergehend bei der Suche nach einer neuen Assistentin. Es war eine sehr stressige Situation, aber ich hielt alles sehr positiv mit ihr und allen um mich herum. Wir haben nur einmal über die Stelle gesprochen, und ich habe ihr gesagt, dass ich sehr an der Rolle interessiert bin. Und ich wurde befördert.”
Boehm glaubt auch, dass die Tatsache, dass sie eine Zertifizierung und Ausbildung anstrebt, ein starker Beweis dafür ist, dass sie eine Führungspersönlichkeit wird. „Es zeigt, dass ich meinen Beruf ernst nehme und bereit bin, alles Notwendige zu tun, um mich darin hervorzuheben“ Sie sagt. Boehm dient auch als Florida Division President für IAAP und ist seit vier Jahren im IAAP-Vorstand tätig.
Auch Kristi Rotvold, CPS, CAP, die seit 1986 als Admin tätig ist und derzeit als Executive Vice President Administrative Coordinator arbeitet, sieht die Vorteile einer Zertifizierung. „Es hilft, Vertrauen in mich selbst und meine Fähigkeiten zu stärken, wenn ich mich anderen vermarkte“ sagt Rotvold. „Ich’bei meiner Zugehörigkeit zur IAAP und während des gesamten Zertifizierungsprozesses wurde ich auch immer von meinem Arbeitgeber unterstützt.“
Das Studium für die Zertifizierungsprüfung ist nicht das Ende der Ausbildung für CAPs und CPSs wie Rotvold. Alle fünf Jahre müssen sie 90 Stunden Ausbildung, Erfahrung und Führung durch IAAP Chapter Meetings, Konferenzen und Kurse absolvieren, um ihre Bezeichnungen zu behalten. „Indem ich ständig lerne und an Seminaren teilnehme, erweitere ich mein Wissen und halte mich über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden, die sich auf unseren Beruf auswirken werden“ sagt Rotvold.
Bewerben Sie Ihre Zertifizierungen und Weiterbildung
Was Kohn betrifft, so strebte sie die Zertifizierung ursprünglich zu ihrer eigenen Zufriedenheit an. „Jedes Jahr sah ich zu, wie [IAAP]-Mitglieder für diese Leistung ausgezeichnet wurden“ Sie sagt. „Ich beschloss, diese begehrten Initialen nach meinem eigenen Namen zu haben. In der Zeit, seit ich beide Zertifizierungen erlangt habe, habe ich erkannt, was für eine unschätzbare Investition dies sowohl für mich als auch für meinen Arbeitgeber war.”
Kohn hält ihren Lebenslauf immer auf dem neuesten Stand mit ihren neuesten Ausbildungen und Fähigkeiten. „Ich stellte sicher, dass mein Online-Lebenslauf meine ehrenamtlichen Tätigkeiten bei IAAP enthielt“ Kohn sagt. „Ich glaube, dass diese zusätzlichen Ausbildungsmöglichkeiten – die über meine regulären Aufgaben hinausgingen – ein klares Marketing-Plus in meinem Lebenslauf waren.“ Kohn ist auch Mitglied des Beirats für die Büroverwaltung eines örtlichen Colleges.
Darüber hinaus hält Kohn ihre Vorgesetzten über ihre Schulungsaktivitäten wie Konferenzen, Workshops, Seminare und Webinare nicht nur über IAAP, sondern auch über professionelle Schulungsunternehmen wie Fred Pryor Seminars und CareerTrack auf dem Laufenden.
Rotvold nutzt ihre Zertifizierung im Prozess der Stellensuche, indem sie die für die Zertifizierung getesteten Bereiche hervorhebt, wie Organisationsplanung und Bürosysteme und Verwaltung. „Die Leute sind im Allgemeinen überrascht, dass es einen vierteiligen Test für Verwaltungsfachleute und die Tiefe der Fragen und Tests gibt, die abgeschlossen werden“ Sie sagt.
Zertifizierte Administratoren’ Ratschläge für Sie
Sie denken über eine eigene Zertifizierung und Weiterbildung im Bereich der administrativen Unterstützung nach? Diese drei Verwaltungsfachleute sind der Meinung, dass es sich für Sie lohnen würde. „Lernen Sie alles, was Sie können“ sagt Böhm. „Sei bereit, alles Nötige zu tun, um die Arbeit zu erledigen.“
Kohn rät Administratoren, sich ihrer Karriere zu widmen „und dann einen Plan zu entwickeln, um sich weiterzuentwickeln. Wichtige Elemente, die Sie in Ihren Plan aufnehmen sollten: Bildung, Zertifizierung, Schulung und natürlich Networking.”
Rotvold sagt anderen Admins, dass sie immer lernen und wachsen sollen. „Wenn Sie einfach nur still sitzen, verpassen Sie vielleicht die besten Gelegenheiten“ Sie sagt. „Erkunden Sie die Optionen und geben Sie dann Ihre Antwort, insbesondere wenn es darum geht, neue Aufgaben in Ihrer Rolle bei der Arbeit zu übernehmen.“